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步骤

办理程序

经办人

办理

时限

职责要求

监督方式

1

公文起草人

经办人草拟并经单位负责人审核

严格按照《广东外语外贸大学公文处理办法》、《广东外语外贸大学规范性文件管理规定》的相关程序和要求，注重发文的过程和细节管理。并按照学校档案管理的有关要求，全面即时归档。

检查发文审批表各要素的完整性，及时与办文单位和相关人员沟通文件修改过程，严格会签等程序。发挥机要秘书用印时的把关作用。

2

文字秘书

即时

3

文字秘书

每年度

步骤

办理程序

经办人

办理

时限

职责要求

监督方式

1

收文秘书

即时

参照《广东省保密要害部门部位管理规定》、《广东外语外贸大学机要文件管理规定》、《广东外语外贸大学档案管理办法》及相关工作职责要求认真完成工作。

按国家《保密法》、《广东省保密要害部门部位管理规定》、《广东外语外贸大学机要文件管理规定》、《广东外语外贸大学档案管理办法》及相关工作职责要求进行对照。

2

即时

3

档案秘书

即时

4

收文秘书

按文件特急、平急、一般时限要求办理

5

档案秘书

每年度

步骤

办理程序

经办人

办理

时限

职责要求

监督方式

1

用印单位经办人到秘书处用印

机要保密员

即时

根据学校《印章管理规定》、《进一步加强印章管理的通知》、《合同管理规定》等文件要求，认真贯彻执行。

检查用印申请表、合同审批表、发文审批表、常规用印登记表或材料原文

2

用印人

即时

3

各单位经办人员

即时