1

统一汇总、检查需交换的公文，登记

科研秘书

即时

遵照《机要公文交换须知》进行文件交换。

严格按程序交换，确保信件安全

2

将公文交校办交换

科研秘书

即时

3

取回交换公文，请相关人员签收，重要公文复印存档

档案管理人员

即时

1

报账人贴好符合要求的票据并在经手处签名，填写报账一览表，交各项目卡号管理人员

报账人

即时

遵照《广东外语外贸大学财务管理规定》、《广东外语外贸大学财务收支审批规定》、《广东外语外贸大学收费票据管理规定》、《广东外语外贸大学差旅费管理办法》、以及研究院相关财务管理规定执行

严格按照财务制度报账

2

各项目卡号管理人员审核票据，并在验证处签名，做好报账数额登记

各项目卡号管理人员

即时

3

报账人持票据与报账一览表请财务一支笔签字，报账一览表交财务一支笔留存（金额超出一支笔权限的再请财务处处长、主管校领导等签字）

相关领导

即时

4

持签字后的票据到前台报账

财务处前台

即时

1

搜集汇总相关资料（包括纸质、电子资料：各申报书、研究报告、调研统计数据等）

科研秘书

即时

参照国家《保密法》、《广东外语外贸大学保密工作管理规定》、《广东国际战略研究院保密工作管理办法》、全省保密工作会议精神和上级文件和学校涉密人员相关职责要求，学校开展的目标管理考核等执行

参照国家《保密法》、《广东外语外贸大学保密工作管理规定》、《广东国际战略研究院保密工作管理办法》、《广东省保密工作年度完成项目评定办法》、全省保密工作会议精神和上级文件和学校涉密人员相关职责要求，学校开展的目标管理考核等执行

2

根据研究院保密工作管理办法，将资料分类，提出拟确定的保密等级报保密工作主管领导审批

科研秘书

即时

3

保密工作主管领导审批，确定资料保密等级

保密工作主管领导

即时

4

秘密等级以上纸质资料盖上相应标志，移交档案管理人员存档；电子资料转存到不联网的电脑，设立密码存档

档案管理人员

及时

1

调阅人查阅借用秘密等级以上的资料需填写调阅申请，提交给科研秘书

科研秘书

即时

参照国家《保密法》、《广东外语外贸大学保密工作管理规定》、《广东国际战略研究院保密工作管理办法》、全省保密工作会议精神和上级文件和学校涉密人员相关职责要求，学校开展的目标管理考核等执行

参照国家《保密法》、《广东外语外贸大学保密工作管理规定》、《广东国际战略研究院保密工作管理办法》、《广东省保密工作年度完成项目评定办法》、全省保密工作会议精神和上级文件和学校涉密人员相关职责要求，学校开展的目标管理考核等执行

2

保密工作主管领导审批调阅申请

保密工作主管领导

即时

3

调阅人持同意调阅申请书找档案管理人员，签订保密协议后，调阅借用相关资料

档案管理人员

即时

1

借用人填写会议室借用申请表并提交给会议室管理人员

会议室管理人员

即时

严格按照申请会议室手续流程图办理

严格按照程序办理

2

会议室管理人员根据会议内容、参会人数，结合会议室资源安排相应会议室，并在会议室使用表上登记

会议室管理人员

即时

3

通知借用人借用结果，告知会议室使用须知，不同意使用的说明原因

会议室管理人员

即时

4

会议前开好门，保障会议室资源正常，和物管协助做好保洁工作

会议室管理人员

即时

1

起草合同文本

研究院秘书处报校办

即时

负责研究院合同管理，参与处理涉及研究院权益的法律事务

依照《广东外语外贸大学合同管理规定》进行监督管理。

2

与合同涉及单位沟通

研究院秘书处

10个工作日内

3

合同文本的会签，同时递交《重大合同审批表》至政策法规科

研究院秘书处、校办政策法规科、财务处、审计处、监察处

一周内

4

校长办公会审批

校长办公会

及时

5

合同签署

研究院秘书处

及时

6

合同履行

研究院秘书处

-

1

合同备案

研究院秘书处

即时

依照《广东外语外贸大学合同管理规定》进行管理。

依照《广东外语外贸大学合同管理规定》进行管理。

2

起草合同文本

研究院秘书处

即时

3

合同文本会签

研究院秘书处

一周内

4

合同批准（报秘书长）

研究院秘书处

即时

5

合同立项

合同签署、履行

研究院秘书处

即时

6

研究院秘书处（合同涉及到项目负责人）

即时

1

交正式公文交档案室存档

公文起草人

经办人草拟并经单位负责人审核

严格按照《广东外语外贸大学公文处理办法》、《广东外语外贸大学规范性文件管理规定》的相关程序和要求，注重发文的过程和细节管理。并按照学校档案管理的有关要求，全面即时归档。

检查发文审批表各要素的完整性，及时与办文单位和相关人员沟通文件修改过程，严格会签等程序。发挥机要秘书用印时的把关作用。

2

学校根据需要内部传阅

文字秘书

即时

3

初核、复核学校上行、下行和校内普发公文

文字秘书

每年度

1

按领导审核及批示意见送相关职能部门负责同志办理

收文秘书

即时

参照《广东省保密要害部门部位管理规定》、《广东外语外贸大学机要文件管理规定》、《广东外语外贸大学档案管理办法》及相关工作职责要求认真完成工作。

国家《保密法》、《广东省保密要害部门部位管理规定》、《广东外语外贸大学机要文件管理规定》、《广东外语外贸大学档案管理办法》及相关工作职责要求进行对照。

2

文件办理结束后整理归档

档案秘书

即时

3

文件送校领导批示

档案秘书

即时

4

文件拟办并送主任审核

收文秘书

按文件特急、平急、一般时限要求办理

每年度

5

文件登记并存档

档案秘书

1

用印单位经办人将用印申请交校领导批示

机要保密员

即时

根据学校《印章管理规定》、《进一步加强印章管理的通知》、《合同管理规定》等文件要求，认真贯彻执行。

检查用印申请表、合同审批表、发文审批表、常规用印登记表或材料原文

2

填写用印登记表

用印人

即时

3

用印单位经办人到秘书处用印

各单位经办人员

即时

1

利用登记

档案室

即时

参照国家《档案法》及其实施办法、《高等学校档案管理办法》、《广东外语外贸大学档案管理办法》及相关的档案利用制度和保密制度等执行

参照国家《档案法》及其实施办法、《高等学校档案管理办法》、《广东外语外贸大学档案管理办法》及相关的档案利用制度和保密制度等执行

2

利用档案（即阅、复印、扫描、外借等，特殊类别档案的复制、外借需广东国际战略研究院领导审批，密件不外借）

档案室、分管领导

根据查询难度、利用数量、紧急程度、需求方式等与利用者商定时间，一般的简单利用是即时提供

3

根据利用要求办理（属开放范围的档案资料均可利用；不属开放范围或限制使用的档案资料，由校办领导及原归档部门审批同意后利用）

档案室、分管领导、利用者

根据查询难度、利用数量、紧急程度、需求方式等与利用者商定时间，一般的简单利用是即时提供

4

审核利用申请，电话、邮件、传真登记，查看介绍信、委托书、身份证等相关证明

档案室、利用者

即时

5

归还，检查后入库（如属外借归还，需作已还登记）

档案室

归还后即时检查入库

1

根据文件规定制定收费标准上报学校财经领导小组

档案室

参照《中华人民共和国档案法实施办法》第二十二条、粤价[2007]186号《关于进一步规范我省高等学校收费管理的通知》、《高等学校档案管理办法》及《广东外语外贸大学收费票据管理规定》执行

参照《中华人民共和国档案法实施办法》第二十二条、粤价[2007]186号《关于进一步规范我省高等学校收费管理的通知》、《高等学校档案管理办法》及《广东外语外贸大学收费票据管理规定》执行

2

学校财经领导小组批准收费标准

学校财经领导小组

3

利用及收费登记

档案室

根据查询难度、利用数量、紧急程度、需求方式等与利用者商定时间，一般的简单利用是即时提供

4

收取费用（公检法单位因公查询除外）

档案室

即时

5

往届毕业生及校外单位和个人因私查询并复印学籍档案、核实学历学位

档案室

即时

6

汇总清点，查看收费登记与所收费用是否一致后上交财务处

档案室

不定期清点，一至两个月上交一次

7

打印发票

财务处

8

发票返还给需要的利用者

档案室

与利用者商定时间

1

各部门收集整理材料

各部门

每项工作开始至结束

参照《高等学校档案管理办法》、《广东外语外贸大学档案管理办法》、《学籍档案管理实施细则》及档案工作分管领导和兼职档案员相关职责要求，学校和研究院开展的目标管理考核等执行

参照《高等学校档案管理办法》、《广东外语外贸大学档案管理办法》、《学籍档案管理实施细则》及档案工作分管领导和兼职档案员相关职责要求，学校和研究院开展的目标管理考核等执行

2

材料形成

各部门兼职档案员

每年度（重大活动、特殊类别随时收集）

3

各部门分管领导审核

各部门档案工作分管领导

每年度

4

归档移交

各部门兼职档案员

次学年六月底前（教学、科研、基建、设备、财会等特殊类别按相关规定办理）

5

检查验收合格后办理移交手续

档案室、各部门兼职档案员

次学年六月底前（教学、科研、基建、设备、财会等特殊类别按相关规定办理）

6

整理入库排架保管

档案室

每年度